Handwerksbetriebe und Verwaltung

Die Verwaltung der Kundenaufträge, der Materialbestände und der Materialbeschaffung in „Handarbeit“ nimmt viel Zeit in Anspruch. Dazu besteht ständig das Risiko, dass sich Übertragungs- oder Rechenfehler einschleichen. Mit Hilfe einer Office-Software könnte man einige Abläufe rationalisieren. Der Aufbau derartiger Arbeitshilfen kostet allerdings viel Zeit und das Ergebnis erweist sich in der Praxis oft als unbefriedigend. Ein PC-Programm für die Auftragsbearbeitung, das auf den Bedarf eines Handwerksbetriebes zugeschnitten ist, bietet die Chance alle Abläufe schnell und zuverlässig zu erledigen.

Die Vorteile einer Branchensoftware für Handwerksbetriebe

Eine spezialisierte Software ist ein wichtiger Baustein für die moderne, betriebswirtschaftlich orientierte Führung eines Handwerksbetriebes. Als Grundlage für die Bearbeitung der Kundenaufträge und für die Materialverwaltung werden die benötigten Daten als „Stammsätze“ einmalig eingeben: Kunden- und Lieferantenstammsätze enthalten die Adresse und alle Kontaktdaten, Rabatte, Informationen zur Lieferung, zu den Zahlungsbedingungen und den bevorzugten Zahlungsarten. In den Artikelstammsätzen können die Beschreibungen der Materialien, die Preise und die Stammlieferanten erfasst werden. Diese Kunden-, Lieferanten- und Artikelstammsätze dienen als Grundlage für alle Arbeitsschritte von der Erstellung eines Angebotes bis zum Ausstellen der Rechnungen, von der Bestellung des Materials über die Bestandsüberwachung bis zur Lagerinventur. Stücklisten für Angebote und Aufträge können direkt aus den Artikelstammsätzen der einzelnen Materialien erstellt werden. Bei der Bearbeitung eines Kundenauftrags müssen die auftragsspezifischen Daten nur einmal eingeben werden. Das Programm erstellt aus dem ersten Belegformat, zum Beispiel aus dem Angebot, alle Folgebelege bis zur Rechnung. Übertragungsfehler sind ausgeschlossen, die Belege stehen jederzeit auf „Knopfdruck“ zur Verfügung. Standardisierte Abläufe ermöglichen eine besonders schnelle Bearbeitung wiederkehrender Aufträge. Die Daten aus der laufenden Auftragsbearbeitung dienen als Basis für zahlreiche Auswertungen wie das Rechnungsausgangsbuch, ein Lagerjournal mit der Dokumentation der Zu- und Ausgänge, Buchungslisten, Offene-Posten-Listen und ein komplettes Mahnwesen. Darüber hinaus bietet eine Branchensoftware für das Handwerk spezielle Funktionen, zum Beispiel Aufmaßberechnung, Titel- und Titelzusammnfassungen, Projektverwaltung, den gesonderten Ausweis von Lohnleistungen und typische Belegformate für Handwerksbetriebe einschließlich Service- und Sammelrechnung.

PC-taugliche Komplettpakete für die Verwaltung von Handwerksbetrieben

Einige Software-Anbieter stellen professionelle Lösungen für Handwerksbetriebe in kompakter Form zur Verfügung. Der Aufbau der Programme orientiert sich an der vertrauten Windows-Form. Übersichtliche Oberflächen ermöglichen eine schnelle Orientierung, die Bedienung wird schon nach kurzer Zeit zur Routine. Für kleinere Handwerksbetriebe findet sich z.B. im Shop von Lexware eine Branchensoftware mit diversen Zusatzleistungen. Dazu gehören spezielle Anwendungen für das Elektro- und Metallgewerbe sowie für das Bau- und Ausbaugewerbe. Die Schnittstellen für „Eldanorm“, „ZVEH-Norm“ und „Datanorm“ ermöglichen einen problemlosen Austausch von Materialdaten. Mit dem Mobil-Service stehen alle Daten der Auftragsbearbeitung überall per Notebook, Tablet-PC oder Smartphone zur Verfügung. Die Anbindung an die E-Rechnung und den Frankierservice Internetmarke sowie weitere praktische Funktionen helfen noch mehr Zeit und bares Geld zu sparen.

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